Onboarding – Intégration des collaborateurs 📌
On n’a jamais une seconde chance de faire une première bonne impression.
Introduction – Intégration, onboarding, de quoi s’agit-il ?
L’intégration est une phase essentielle du cycle de vie des collaborateurs. Un programme d’intégration solide comble non seulement l’écart entre l’expérience du candidat et celle de collaborateur, mais sert également de catalyseur de satisfaction et de rétention du personnel. Évidemment, il est difficile de donner une première impression positive avec des ressources et un budget limité ou peu de soutien de la part des dirigeants.
Quelques chiffres :
- 4 % des nouveaux collaborateurs quittent leur poste après une première journée désastreuse
- 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours. Ce qui coûte à l’entreprise au minimum 3 fois le salaire de l’ancien collaborateur, incluant le coût de recrutement, formation, etc. (Etude Deloitte)
La « journée d’intégration des nouveaux collaborateurs », c’est dépassé. Permettez une expérience marquante à vos nouveaux collaborateurs à travers votre ADN et vos ambitions pour confirmer leur récent choix de carrière.
Comment ? En proposant un système d’intégration pensé !
Principes généraux de l’Intégration
Onboarding = intégration de nouveaux collaborateurs.
Selon Lacaze (2007), l’intégration peut se définir par l’action managériale : «l’intégration consiste à accompagner un nouveau salarié dans la maîtrise des aspects techniques de son emploi et dans la compréhension de son rôle s’inscrivant dans l’environnement culturel et social propre à l’organisation. L’intégration finalise la procédure de recrutement dans une perspective de fidélisation du salarié à long terme, ou d’efficacité à court terme pour les emplois et les missions de courte durée.»
D’après Hulin (2007), un autre moyen de définir l’intégration est d’identifier les conséquences attendues d’une intégration réussie. Ainsi selon lui, « une bonne intégration se caractérise par des nouveaux collaborateurs ayant un niveau élevé de satisfaction au travail, d’implication organisationnelle, d’engagement au travail, de motivation… et un niveau faible d’intentions de départ, d’absentéisme, de turnover, de conflits de rôles, d’ambiguïté de rôles…». Evidement ces éléments sont liés à la qualité de l’intégration, et l’auteur rappelle que ces mesures sont « secondaires » dans le sens où elles n’expriment pas directement ce qu’est l’intégration.
L’objectif de l’onboarding est de permettre aux collaborateurs d’appréhender son entrée dans l’entreprise en ayant connaissance des éléments spécifiques à l’organisation. Pour cela, lors de la phase d’onboarding, plusieurs éléments sont à prendre en considération :
- En amont : les éléments préparés et mis à disposition par l’entreprise
- L’expérience « 1er jour » vécue par le collaborateur
Principes de l’Onboarding
Définition et application en entreprise – Comment se passe une intégration aujourd’hui ?
Il existe un consensus sur l’importance du sujet :
Le recrutement ne s’arrête pas à l’issue de l’entretien et de la décision. Le meilleur candidat retenu peut s’avérer être une « mauvaise » recrue.
- La « greffe » n’est pas automatique
- Le nouveau recruté dispose d’un pourvoir de « nuisance » important. Il est indispensable d’assurer dans les meilleures conditions son intégration.
Tous les efforts sur les phases amont peuvent être annulés par une intégration bâclée. Trop souvent, l’accueil intégration se heurte aux limites suivantes :
- Atelier Accueil et Intégration
- Une bonne intention de départ qui se délite avec le temps
- Un copier / coller d’outils standards
- Une difficulté à se rendre réellement disponible
Mettre en place une intégration efficace nécessite donc de :
- Mettre réellement en place et de façon durable des procédures d’accueil et de suivi pour réussir l’intégration du collaborateur.
- Avoir conscience que l’intégration n’est pas une action ponctuelle : elle se décline et se gère dans le temps : un investissement.
Pourquoi certaines intégrations ne fonctionnent pas ?
- Problématique d’organisation : Volonté VS Moyens
- Equipe RH sous-dimensionnée
- Problématique d’outils de gestion : trop complexe, mal utilisé
- Manque de conscience de l’importance de l’intégration (démonstration chiffrée des coûts générés)
- Problématique d’intégration – multitude d’outils RH
Les objectifs de l’Onboarding
Objectifs entreprise
- Créer un réseau de collaborateurs et renforcer la cohésion (nouveaux, anciens)
- Améliorer les échanges et la communication
- Permettre de piloter facilement l’intégration des nouveaux collaborateurs
- Avoir une politique spécifique pour certaines catégories de collaborateurs
- Renforcer la confiance mutuelle
Objectifs collaborateur
- Accompagnement de l’apprentissage et à la découverte de l’entreprise
- Améliorer sa perception de l’organisation
- Accès à l’information nécessaire
Exemples de Process d’Intégration
Lors de l’arrivée : Préparer les éléments essentiels de vos collaborateurs
Dans l’idéal, les nouveaux collaborateurs disposent un système de gestion et de documents en ligne qui met à disposition ces éléments « physiques » .
- La présentation de l’entreprise et de son fonctionnement
- Historique de la société – Livret d’accueil (et présentation de l’entreprise)
- Codes et symboles
- Présentation de la hiérarchie – organigramme
- Contacts d’urgence
- Système d’informations
- Système de prise de décision
- Réglement intérieur
- Les informations sur son poste
- Fiche de poste
- Priorités du moment
- Rapport d’étonnement (Conseil & outil)
- Ses propres informations
- Contrat de travail (signé)
- Mutuelle
- RIB
- Diplômes
- Certificats de travail de ses anciens employeurs
Nota bene : Le matériel informatique, le téléphone & un bureau prêt à accueillir les collaborateurs sont aussi des signes positifs envoyés dès le premier jour !
De l’intégration au team building
In team building – We Trust
L’intégration peut avoir lieu avec un collectif ! Cette intégration prend alors la forme d’une session de Team Building qui permet aux nouveaux arrivants de créer du lien tout en découvrant le nouvel environnement de l’entreprise ! Cette intégration de groupe offre la possibilité d’intégrer de la Gamification (Serious & Escape Game) ou de nouvelles formes d’activités comme la mise en situation par le théâtre.
Ces méthodes innovantes sont au service de l’intégration de vos collaborateurs, de la prise en compte des attentes des nouvelles générations ainsi que de la performance du service RH !
N’oubliez pas aussi :
- Qu’une conférence institutionnelle qui partage la vision, la stratégie et implique les nouveaux collaborateurs dans l’organisation est un moyen efficace de les engager !
Le rapport d’étonnement
Le cabinet Belge Yellow Idea a développé un ensemble de méthodes visant à améliorer le processus d’intégration des collaborateurs. Ils ont développés une idée simple mais, redoutable d’efficacité : Faire rédiger aux nouveaux arrivés un rapport d’étonnement.
Comme son nom l’indique, le répondant exprime son ressenti, son point de vue & sa compréhension dès les premières semaines d’intégration. Ce feedback à chaud est une mine d’or pour une organisation soucieuse de mettre en place une politique d’amélioration continue.
Objectif du Rapport d’étonnement
- L’outil a pour objectif de formaliser l’intégration
- De mettre en avant la créativité de l’entreprise
- De profiter de regards neufs pour améliorer l’existant
Effets bénéfiques
- Valorise les nouveaux et leurs points de vue
- Le rapport donne une base d’échange avec le manager
- Il formalise les points de vue
- Il permet la mise en œuvre les suggestions
- Il permet d’introduire un entretien d’intégration à 3 mois
Quand faire ce rapport ?
Dans l’idéal, le rapport doit être transmis dès l’arrivée du salarié et doit être rendu 100 jours après. Le manager doit inciter le salarié à être le plus complet possible, tout en lui rappelant l’importance de ce rapport.
Les questions du rapport d’étonnement – à personnaliser
- Qu’est-ce qui vous a le plus étonné dans notre entreprise ?
- Quel est le point fort qui vous a le plus surpris ?
- Quel a été pour vous le point faible le plus inattendu ?
- Qu’est-ce qui devrait être amélioré, modifié ou abandonné prioritairement selon vous ?
- Si vous aviez une baguette magique, quelle est « la » chose que vous changeriez dans notre entreprise ?
- Qu’est-ce qui vous a étonné dans la manière dont nous servons nos clients ?
- Quelle est la force de nos produits et nos services que vous ne soupçonniez pas avant de travailler dans notre entreprise ?
- Quel est la faiblesse ou le manquement qui vous inquiète le plus dans nos produits et nos services ?
- Dans les relations inter-personnelles, qu’est-ce qui vous a étonné ?
- Quelles sont les améliorations concrètes que vous suggéreriez ?
Vous souhaitez plus d’information pour connaître les services d’accompagnement à l’Intégration de vos collaborateurs ? Contactez-nous.
